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1. どの業務を電子化したいのか
どの業務を電子化したいのか
まず明確にすべきなのは「何をワークフロー化するのか」です。
稟議、経費精算、勤怠申請、契約申請など、対象業務が曖昧なままでは適切なシステムは選べません。
以下のような3つに該当するものを優先するのがポイントです。
- 頻度が高い業務
- 承認回数が多く手間がかかる業務
- 記録の正確性が求められる業務
申請件数や利用部門はどのくらいか
システムの規模選定に大きく影響します。これらを把握することで、性能やライセンス体系のミスマッチを防げます。
- 月間の申請件数
- 利用人数（全社か一部か）
- 部門数・拠点数
現在の運用で何が課題になっているか
現状の不満を洗い出すことで「選定基準」が明確になります。課題が曖昧なままだと「便利そう」で選んでしまうため注意が必要です。
例：
- 承認に時間がかかる
- 進捗が見えない
- 差戻しが多い
- 紙管理で保管が煩雑
2. ワークフローシステムの主な比較ポイント
申請フォームの作りやすさ
現場主導でフォームを作れるかが重要です。IT部門に依存しない運用ができるかを確認しましょう。
- ドラッグ＆ドロップで作成可能
- Excelに近い操作性
- 各種入力制御（必須・自動計算）
承認ルートの柔軟性
企業ごとに承認プロセスは異なるため、柔軟性は最重要ポイントです。組織変更への追従性もチェックが必要です。
- 条件分岐
- 代理承認
- 並列承認
- 役職ベースの自動設定
通知・督促・検索などの運用機能
日常運用を左右する機能です。運用効率に直結するため軽視できません。
- 承認依頼通知（メール・アプリ）
- 未対応者への自動リマインド
- 過去案件の検索性
権限管理・証跡管理のしやすさ
内部統制・監査対応の観点で重要です。コンプライアンス要件がある場合は必須です。
- 閲覧・編集権限の細かな制御
- 操作ログの保存
- 承認履歴の完全記録
3. 比較表で見るべきチェックポイント
自社の運用に合うか
機能が多くても、自社の業務に合わなければ意味がありません。「再現できるか」を軸に評価しましょう。
現場が使いやすいか
UIの良し悪しは定着率に直結します。以下のような実際の利用者目線で確認が必要です。
- 直感的に操作できるか
- スマホ対応しているか
- 入力・承認が簡単か
将来の組織変更やルール変更に対応できるか
長期運用前提では、拡張性や運用で乗り切れるかが不可欠です。
- 組織変更時の設定変更のしやすさ
- ルール追加の柔軟性
サポート体制や運用負荷は適切か
サポート対応時間や導入支援の充実度,、管理者負荷の軽さが導入後の安心感を左右します。
4. 企業規模別に見る選び方のポイント
中小企業が重視したいポイント
「導入・運用の手軽さ」「初期コストの低さ」「IT知識不要で使える」など、シンプルさとコストのバランスが重要です。
複数部門・大規模運用で重視したいポイント
「承認ルートの柔軟性」「大量申請への対応」「統制機能（権限・ログ）」など組織全体最適を意識した選定が必要です。
価格だけで選ばないための考え方
単純な月額比較ではなく、「工数削減効果」「ミス削減」「内部統制強化」を含めた総合価値で判断しましょう。
5. 導入形態ごとの違いをどう見るか
クラウド型とオンプレミス型の違い
| 項目 | クラウド | オンプレ |
|---|---|---|
| 初期費用 | 低い | 高い |
| 運用管理 | 不要 | 必要 |
| カスタマイズ | 制限あり | 高い |
SaaS型で確認したいポイント
- セキュリティ認証（ISO等）
- データ保管場所
- アップデート頻度
パッケージ型が向くケース
- 独自要件が多い企業
- 既存システムとの密連携が必要な場合
6. 比較時によくある失敗
機能数だけで選んでしまう
多機能＝最適ではありません。使わない機能はコスト増になります。
現場の使いやすさを確認しない
導入しても使われない原因の大半がここです。
導入後の運用負荷を見落とす
管理者の手間が増えるケースも多いため要確認です。
将来の拡張性を考慮していない
後から要件追加できないと再選定になるリスクがあります。
7. ワークフローシステムの比較表サンプル
比較項目の例
ワークフローシステムを比較する際は、複数の観点からバランスよく評価することが重要です。代表的な項目としては、申請フォームの作成のしやすさ、承認ルートの柔軟性、通知機能の有無や使いやすさ、権限管理の細かさ、価格体系、そしてサポート体制などが挙げられます。これらを一覧で比較できる表を作成することで、各製品の特徴を把握しやすくなります。
自社向けに優先順位をつける方法
すべての機能を同じ重要度で評価するのではなく、自社の業務に合わせて優先順位を明確にすることが大切です。「必須」「重要」「あれば良い」という3段階で整理することで、判断基準が明確になり、検討の迷いを減らせます。
比較表を活用して候補を絞る方法
比較表を作成したら、各項目に点数を付けるスコアリング形式で評価すると効果的です。感覚的な判断ではなく、数値を使って客観的に比較することで、最適な候補を効率よく絞り込むことができます。
8. 選定時に確認したい費用とサポート体制
初期費用と月額費用の見方
費用を検討する際は、初期設定費用、ライセンス費用、オプション費用といった個別の項目を見るだけでなく、全体としてどの程度のコストがかかるかを把握する必要があります。導入時だけでなく、継続的に発生する費用も含めて総合的に判断することが重要です。
運用コストまで含めて考える
システムの導入費用だけでなく、運用にかかるコストも見逃せません。例えば、管理者の対応工数や、利用者への教育・サポートにかかる負担などは、導入後の運用に大きく影響します。これらを事前に見積もることで、より現実的な判断が可能になります。
導入支援・定着支援を確認する
導入後にスムーズに運用を軌道に乗せるためには、ベンダーの支援体制を確認することが不可欠です。初期設定のサポート、操作研修の有無、マニュアルの提供状況などをチェックすることで、現場への定着度を高めやすくなります。サポート対応時間や導入支援の充実度、管理者負荷の軽さが、導入後の安心感を左右します。
9. ワークフローシステム選定後の進め方
トライアルで確認すべきこと
システム選定後は、いきなり本導入に進むのではなく、トライアル期間を活用して実際の業務に適合するかを検証することが重要です。実業務の再現性があるか、操作性に問題がないか、処理速度がストレスにならないかといった観点を確認し、現場での利用を想定したテストを行います。
関係部門を巻き込んで検証する
検証は情報システム部門だけで完結させず、実際に利用する現場部門や管理部門も巻き込んで進めることが重要です。現場のリアルな意見を反映することで、導入後のミスマッチを防ぎ、スムーズな定着につなげることができます。
本導入前に運用ルールを整える
本格導入の前には、運用ルールを明確に定義しておく必要があります。承認ルールをどのように設定するのか、例外対応をどう扱うのか、日常的な運用フローをどのように回すのかといった点が曖昧なままだと、導入後に混乱が生じます。システムだけでなく運用面まで含めて設計することが、成功の鍵となります。
10. まとめ
ワークフローシステムの選定は「機能比較」ではなく「業務適合」と「運用性」が鍵です。
事前整理 → 比較 → トライアル → ルール設計の順で進めることで、失敗リスクを大きく減らせます。
ワークフローシステムを導入することで、業務の可視化、自動化、通知機能によるスムーズな運用が可能になります。Styleflowでは、直感的なUIでフロー設計が可能で、誰でも簡単に自社の業務に合わせたカスタマイズが行えます。
💡主なStyleflowの機能💡
ー申請書のフォーマット作成機能
Styleflowでは、Excel/Word文書を取り込み、フォームを作成することができます。
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ー承認経路の定義と管理機能
Styleflowでは、多彩な申請承認ルートを設定できます。企業独自のルールや業務に合わせた複雑なルートも自由に設定可能です。
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ー通知・リマインド機能
Styleflowでは、チャットツールと連携して、通知をチャットで受け取ることができます。
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ー承認証跡・変更履歴の管理機能
Styleflowでは、、すべての申請・承認に関する操作が自動で記録されます。
また、申請者・承認者・管理者がそれぞれで編集・参照ができる項目を制御することができます。
システム化により、承認証跡や変更履歴が自動で記録されるため、不正行為の抑止や、問題発生時の原因特定にもつながります。
ワークフローシステムを導入し、承認業務を効率化してみてはいかがでしょうか。
ワークフローを導入するための、最初の一歩が気になる方はこちらをご覧ください。
